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Kennen Sie die Zeitfresser im Büro?

Kennen Sie die Zeitfresser im Büro?


Wie lange haben Sie heute gewartet bis ihr Rechner hochgefahren ist? Wie lange hat es gedauert, bis der Drucker das gewünschte Dokument ausgedruckt hat? Und wo hat der Kollege eigentlich die Aufzeichnungen vom letzten Meeting abgelegt? Veraltete Hardware und Software kostet einem Unternehmen auf das Jahr gesehen deutlich mehr Zeit und Geld, als man denkt.
Eigentlich sollte die technische Ausstattung im Büro den Mitarbeiter darin unterstützen, seine Arbeit effizient auszuführen. Eine Studie* hat jedoch ergeben, dass Angestellte in Deutschland aufgrund veralteter Technik und chaotischer Ablage im Schnitt 39 Minuten am Tag ungenutzt verstreichen lassen.
Das sind hochgerechnet auf ein Jahr 20 Arbeitstage, die ein einzelner deutscher Büro-Angestellte mit Warten oder Suchen verbringt. Zum Vergleich: Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt bei einer Arbeitswoche von fünf Tagen ebenfalls 20 Tage im Jahr.
Gründe für diese Zeitverschwendung sind zum Beispiel eine unübersichtliche Dokumentenablage – durchschnittlich 22 Minuten am Tag verbringen Bürokräfte damit, nach Dokumenten und Dateien im Firmennetzwerk zu suchen oder sich diese von anderen Kollegen zusenden zu lassen. Acht Minuten vergehen beim Warten auf das Hochfahren und Aufwärmen des Druckers. Dazu kommen noch einmal neun Minuten für das Ausdrucken selbst.
21 Prozent der Befragten geben sogar zu, dass zusätzlich viel Zeit deshalb vergeht, weil sie nicht wissen, wie die Technik überhaupt funktioniert. Deshalb versuchen rund 25 Prozent der befragten Angestellten regelmäßig, ihren Kollegen zu helfen, was wiederum nicht nur den Hilfesuchenden, sondern auch den Helfern Zeit kostet. Technische Probleme mit den Geräten wirken sich im Übrigen nicht nur auf die Effizienz der Mitarbeiter aus, sie können auch Einfluss auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter haben. „Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter“, so Alexander Hermann von Sharp Business Systems.
So geben 16 Prozent der Befragten an, dass die veraltete Technik sie zu einer Suche nach einer neuen Arbeitsstelle bewege. 52 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass sie mit aktuellerer Technik produktiver wären und 42 Prozent meinen, dass sie motivierter arbeiten würden.
Deshalb ist es umso wichtiger, die Technik an die Anforderungen der Mitarbeiter anzupassen. Auch die Schulung der Mitarbeiter zu den entsprechenden Geräten und Programmen sollte nicht vernachlässigt werden. Damit gewinnen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigern auch die Motivation und den Spaß an der Arbeit.

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